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Cet agenda est construit sur la base des réservations de salles et d'espaces par l'administration, les enseignants, les associations étudiantes et les bénéficiaires de mises à disposition. Bien qu'il soit actualisé tous les quinze jours, il reste prévisionnel et imparfait : des manifestations prévues de longue date sont toujours susceptibles d'être annulées ; des événements peuvent être programmées la veille pour le lendemain ou le surlendemain ; d'autre peuvent être organisés sans que l'administration en soit informée faute de réservation préalable.

Préparée chaque semaine par la Direction du développement et de la communication, la feuille de route précise, autant qu'il est possible, qui doit faire quoi et à quel moment pour que les événements internes et externes se déroulent au mieux.